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Appui au développement des caisses

Sensibilisation de la population

Des actions de sensibilisation ont été entamées depuis le mois de mai 2003 par l’équipe de la cellule Finances rurales. L’objectif était d’informer la population à la démarche de constitution d’une Mutuelle d’épargne et de crédit. Des réunions d’information ont eu lieu dans les communes d’intervention du Projet auxquelles ont participé la population issue des différentes couches socioprofessionnelles (agriculteur, éleveur, commerçant, ..), les autorités communales (maires et conseillers communaux), les membres du comité communal de développement (CCD), les représentants des organisations paysannes (OP) et les agents du projet. L’occasion a permis de répondre aux nombreuses questions posées par les participants sur leurs droits et obligations vis-à-vis d’une institution de microfinance (IMF) ainsi que sur les éventuels services financiers offerts. La détermination affichée par les autorités locales et les membres des OP a constitué un signe positif pour la bonne marche du processus.

À part les actions sur terrain, la cellule Finances rurales diffuse hebdomadairement à partir des ondes de la radio « feon’i Mandrare » des émissions relatives au secteur du financement du monde rural. Ces émissions visent aussi à sensibiliser la population pour qu’elle participe effectivement au processus de création des caisses villageoises.

Après l’installation de l’OTS en avril 2004, des visites d’information auprès des autorités locales (mairie, conseil communal, CCD) ont eu lieu à travers un tour des 9 communes concernées (Tsivory, Elonty, Mahaly, Marotsiraka, Ebelo, Imanombo, Tranomaro, Maromby, Esira). Ces visites ont permis de prendre contact avec les autorités communales pour leur informer des objectifs et de la démarche à suivre dans le processus de mise en œuvre de la composante. L’approche développée par l’OTS consiste à faire participer le plus grand nombre possible d’intervenants dans le milieu afin d’obtenir une adhésion plus rapide de la population des différentes communes et villages. Les maires et les conseillers communaux, les chefs de quartier, les notables et les chefs de clans, les agents du PHBM et de ses partenaires ont été mobilisés en réunions successives. Cet effort de mobilisation a permis d’atteindre l’objectif défini en terme de nombre de membres.

Des réunions d’information et de sensibilisation ont été organisées au niveau des 9 communes suivies d’une campagne d’explication et d’animation intensive de trois jours dans chaque chef-lieu de commune et dans les villages ou Fokontany environnants. Les participants sont issus des différentes catégories socioprofessionnelles dont des agriculteurs, des éleveurs, des chefs de quartiers, des représentants des différents services publics, d’éducation, de santé, de sécurité, des notables traditionnels, des représentants d’organisation paysanne ainsi que des commerçants. L’objet de ces rencontres est d’expliquer aux participants la démarche à suivre pour constituer une caisse villageoise. Il a été évoqué également le fonctionnement d’une mutuelle ainsi que les principes qui la régit entre autres la solidarité, la coopération et l’entraide.

Plus d’une trentaine de personnes par commune ont participé ou ont été impliquées dans la sensibilisation, l’information et l’animation de la mise en place des caisses villageoises.

Mise en place des caisses

Parallèlement aux actions de sensibilisation menées, il a été procédé à l’ouverture provisoire de chaque caisse villageoise (FIVOY) pour recueillir les adhésions des premiers membres. L’adhésion est matérialisée par le paiement d’un droit d’un montant de MGA 2.000 MGA et la souscription d’une part sociale d’un montant de MGA 10.000.

Deux catégories de membres sont distinguées :

  • Les sociétaires individuels (personnes physiques). Dans un premier temps, l’adhésion est réservée aux personnes âgées de plus de 18 ans mais avec la possibilité d’avoir plusieurs sociétaires issus d’un même ménage.

  • Les associations ou groupements (personnes morales). Il s’agit des diverses organisations paysannes (AUE ou Association des usagers de l’eau, AEL ou Association des éleveurs, …) existantes. L’équipe de l’opérateur ICAR anime par ailleurs la création d’associations à caution solidaire (ACS) constituées de personnes les plus vulnérables (jeunes, femmes, paysans sans terre) en vue de leur faciliter l’accès aux services financiers mutualistes.

Dès que le nombre de 100 membres est atteint dans une caisse (droits d’adhésion payés, parts sociales fixes libérées), les adhérents se sont réunis pour constituer une assemblée de section. Cette assemblée élit en son sein deux comités provisoires, un comité de gestion (KMP ou Komity MPitantana) de 9 membres et un comité de surveillance (KMM ou Komity Mpanara-Maso) composé de 5 membres. Ces comités désignent en leur sein leur président, vice-président et secrétaire. Ils ont pour mission d’assurer le démarrage immédiat des activités et la progression rapide des effectifs. Ils ont été initiés à l’administration de leurs caisses jusqu’à la constitution de la Mutuelle. Chaque caisse a comme employés deux caissiers (un titulaire et un suppléant) qui tiennent les livres et enregistrent les opérations, et un conseiller qui assure l’animation commerciale dans la caisse en informant le public, en conseillant les membres, en montant les dossiers de crédit, en proposant des échéanciers de remboursements adaptés aux prévisions de trésorerie des emprunteurs et en exerçant le suivi des dossiers de crédit.

Construction et équipement des caisses et du siège de la Mutuelle

Le PHBM a mis en œuvre et financé la construction de bâtiments et l’équipement destinés à la Mutuelle. Il s’agit du siège de la Mutuelle à Tsivory, de 9 bureaux pour les caisses communales et de 8 magasins de stockage (GCV ou Grenier commun villageois) rattachés aux caisses. Compte tenu de l’insuffisance de capacité de stockage, une situation qui pourrait compromettre l’atteinte des objectifs fixés en crédits GCV, le projet a également réhabilité sommairement 15 bâtiments appartenant à l’administration, aux communes ou à des groupements pour servir provisoirement de lieux de stockage pour les bénéficiaires de crédits GCV ; ce qui porte à 600 tonnes de paddy la capacité totale de stockage à disposition de la Mutuelle. Chaque bureau (caisses et Mutuelle) est doté de coffre fort professionnel, d’une armoire métallique, d’un classeur de rangement métallique ainsi que des mobiliers classiques de bureau. Les GCV sont dotés de bascules et de pulvérisateur manuel pour l’application des produits contre les insectes nuisibles et les rongeurs.

6 motos tout terrain et un véhicule 4x4, acquis dans le cadre du marché de l’opérateur et utilisé par l’Unité de promotion formée par le personnel de ce dernier, sont cédés à la Mutuelle au terme de la tranche ferme dudit contrat. Les conseillers au niveau des caisses sont par ailleurs dotés de vélo comme moyen de déplacement à l’intérieur de leur zone de couverture.

Mise en place d’un fonds de crédit

Le projet a mis à disposition de la Mutuelle, sous forme de prêts subordonnés dont la gestion relève de la responsabilité de l’OTS, un fonds de crédit d’un montant de 94,6 millions MGA (49.800 USD) ayant permis l’octroi de crédit notamment de stockages GCV dès l’ouverture des caisses. En effet, le plan de développement de la Mutuelle prévoit une progression plus rapide du volume de crédits octroyés par rapport à celle des ressources internes (capital social et dépôts) apportées par les sociétaires. La réalisation de ces prévisions implique le recours à d’autres ressources pour refinancer le portefeuille de crédits gérés par la Mutuelle.

 

Subvention des caisses

Il a été prévu que le projet contribue au financement des frais de fonctionnement des caisses et de l’unité de promotion. Il s’agit notamment des salaires du personnel des caisses (conseillers, caissiers), de celui de l’unité de promotion, des indemnités liées au déplacement dans la zone, des diverses fournitures et des charges relatives aux véhicules.
Dans le contrat avec l’opérateur, le total de la subvention pour les caisses et la mutuelle est estimé à 88,3 millions MGA (44.100 USD), ce qui correspond à la somme des déficits prévisionnels des trois premières années d’activité. La totalité de cette subvention a été entièrement décaissée et les conditions et les modalités de décaissement de cette subvention sont spécifiées dans une convention établie et signée en juin 2004 entre le PHBM et ICAR.

Renforcement des capacités des élus et salariés

En vue de renforcer leurs capacités, les agents de l’unité de promotion ont suivi des cours et ateliers organisés par l’AGEPMF (Agence d’exécution du projet microfinance – Banque mondiale) et l’APIFM (Association professionnelle des institutions financières mutualistes). En mars 2005 et novembre 2006, le superviseur (actuellement directeur de la mutuelle) et une personne du service de la comptabilité ont suivi un cours sur le montage de dossier de demande de prêt ; l’inspecteur a bénéficié d’une formation sur le contrôle et inspection au mois d’avril 2005 ; le comptable a participé au début du mois de juin à un séminaire sur l’utilisation du nouveau plan comptable des établissements de crédit. En décembre, l’agent de crédit a suivi une autre session sur l’analyse de dossier de micro crédit. Les techniciens de l’Unité de promotion ont bénéficié des formations sur l’utilisation du logiciel Loan performer acquis par la Mutuelle pour administrer son système d’information et de gestion (SIG). Et pour développer les services destinés aux couches plus vulnérables, 3 animatrices ont effectuées un stage sur le crédit avec éducation (CAE) auprès du réseau TIAVO. Pour les techniciens et les salariés de la Mutuelle, à part la formation reçue sur place par les conseillers et les caissiers à travers l’appui des responsables de zone, ils assistent également aux sessions de formation destinées aux dirigeants des caisses.

Pour les dirigeants élus, les membres des comités de gestion (KMP) et comités de contrôle (KMM) issus des 9 caisses ont suivi une formation dispensée par la formatrice de l’OTS. Les modules traités concernent les différents produits d’épargne et de crédit, l’organisation générale – rôles et responsabilités des dirigeants élus et techniciens, le rôle des élus dans le processus de traitement, d’analyse et de décision des demandes de crédit, l’animation des membres et de la caisse, l’analyse des performances techniques des caisses, le contrôle des registres des opérations, le contrôle des crédits et des garanties, contrôle des fiches des adhérents et le manuel de procédures. Les modules sont dispensés au niveau de chaque caisse au cours des réunions mensuelles et sont illustrés par des exercices pratiques.

Pour les dirigeants de la Mutuelle, le Directeur et l’inspecteur assistés par le coordinateur de l’OTS assure la diffusion des modules de formation. Pendant l’année 2006, et au cours des réunions trimestrielles, les thèmes suivants ont été abordés : élaboration, gestion et contrôle du budget et trésorerie de la Mutuelle, analyse trimestrielle des activités, obligations légales et leur respect, notion de surveillance prudentielle, suivi et contrôle des actes du conseil d’administration, contrôle de l’organisation administrative, contrôle des délégations de pouvoir, système de contrôle interne, relation avec les commissaires aux comptes et le manuel de procédures.

En novembre 2006, deux élus du conseil d’administration de la Mutuelle ont participé à un atelier sur l’application du marketing en microfinance organisé par le Catholic relief services (CRS) à Antsirabe. Au total 5 membres du conseil d’administration ont participé à des ateliers organisés par l’APIFM et 4 du comité de contrôle.

Enfin, les non membres et les membres bénéficient également des informations et formations autour des services proposés par les caisses Fivoy. Les conseillers sont les premiers responsables de ces activités avec l’appui des responsables de zone et de la formatrice. Les séances se déroulent au cours des assemblées de section pour les membres et pendant les réunions par village ou par commune pour les non membres. Les informations diffusées et expliquées concernent le fonctionnement d’une caisse, le mutualisme, la copropriété et la coresponsabilité, le cadre réglementaire, les statuts et le règlement interne. Viennent ensuite les différents produits et services, la demande de crédit et son traitement, les critères d’octroi et le suivi du crédit chez l’emprunteur.

En outre, chaque année, un voyage a été organisé dans le but d’acquérir des connaissances et des expériences développées dans les autres institutions de microfinance mais également de pouvoir s’échanger autour des problématiques du secteur. 35 personnes issues des membres des comités de gestion et des comités de contrôle des caisses et quelques techniciens de l’unité de promotion ont visité en novembre 2005 le réseau CECAM dans la région d’Amoron’i Mania, le réseau TIAVO dans la Haute Matsiatra, l’institution Volamahasoa à Tuléar ainsi que le programme microfinance du GRET à Ambovombe Androy. En novembre 2006, une quarantaine de personnes composées d’élus des caisses, de la Mutuelle ainsi que quelques techniciens ont effectué une visite d’échange auprès des autres réseaux de caisses mutuelles implantés dans le pays. Ils ont visité le réseau CECAM et OTIV dans la région du Lac Alaotra et d’Analamanga puis le réseau TIAVO dans la région de Haute Matsiatra.

 

  DIAGNOSTIC_METHODO_OPER-IMF-MANDRARE de Charlot Razakaharivelo
Données de base ICAR CUMULE
Données de base ICAR
ETUDES STRATEGIQUES_MARKETING ET D'IMPACT
RAPPORT MISSION D'APPUI MISE EN PLACE IMF
METHODOLOGIE CONSTITUTION IFRA
web fr conditions d'épargne et de crédit.
web fr construction caisses, GCV.doc

 

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